HR-afdeling

De HR-afdeling maakt deel uit van het Shared Service Center en verzorgt de HR-dienstverlening voor alle bedrijven. De HR-afdeling ondersteunt en adviseert leidinggevenden en directies bij personele kwesties van medewerkers en biedt administratieve en projectmatige hulp. De HR-afdeling richt zich op: duurzame inzetbaarheid, werving & selectie, verzuim en salarisadministratie.

Finance

Als onderdeel van het Shared Service Center wordt de financiële administratie uitgevoerd voor alle bedrijven. Primair houdt de afdeling financiën zicht bezig met de complete boekhouding en draagt daarbij zorg voor een tijdige totstandkoming van alle vereiste financiële rapportages, inzichten en jaarrekeningen, voorzien van analyses. Verder is het zo dat de in- en uitgaande geldstromen binnen de bedrijven bewaakt worden waarbij de inkomende geldstromen worden beheert vanuit creditmanagement. Financiën heeft daarnaast ook het volledige wagenpark, beheer van verzekeringen en de fiscaliteit onder haar hoede.

Business Control

Business Control is verantwoordelijk voor het leveren van interne informatie aan de directie en het managementteam. Ook verzorgt Business Control de informatievoorziening aan externe belanghebbenden. Verder onderzoekt Business Control hoe de interne processen beter beheerst kunnen worden. Dit houdt in dat deze afdeling bij alle bedrijven betrokken is bij de administratieve processen, vooral met het oog op de interne controle. Daarnaast doet Business Control aan budgettering en analyses die te maken hebben met de rentabiliteit.

Automatisering en IT

De bedrijven worden vanuit het Shared Service Center ondersteund door drie onderdelen: de servicedesk, systeembeheer en (functioneel) applicatiebeheer. (Functioneel) applicatiebeheer helpt bedrijven bij het inrichten en implementeren van systemen. Systeembeheer zorgt voor het beheer van de technische infrastructuur en de lokale werkplekken. De Servicedesk is het eerste aanspreekpunt voor medewerkers voor alle IT-gerelateerde vragen.

Juridische zaken

De juridische afdeling/privacy van het Shared Service Center helpt de bedrijven en afdelingen bij het oplossen van dagelijkse geschillen met derden. Daarbij houdt de afdeling rekening met verschillende rechtsgebieden, zoals het arbeidsrecht en het contractenrecht. Ook zijn de afdeling bekend met relevante wetten, zoals de Arbowet, de Wet Verbetering Poortwachter en de Wet op de Geneeskundige Behandelovereenkomst. De juridische afdeling geeft hierover deskundig advies indien nodig.

Privacy

Een generiek proces voor privacy wordt ontworpen door het Shared Service Center. Het beleid en de procedures zijn zo veel mogelijk hetzelfde voor alle bedrijven. We werken nauw samen met alle bedrijven om de privacy te beschermen. We gebruiken ook applicaties die ons ondersteunen bij het volgen en rapporteren van privacy- en kwaliteitskwesties op groepsniveau. BeSence Groep voldoet ook volledig aan de AVG-wetgeving.

Kwaliteitsmanagement

Het Shared Service Center bewaakt de kwaliteit binnen de organisatie. BeSence is op groepsniveau gecertificeerd volgens ISO 9001 en certificaat Arbodiensten en ook Blik op Werk. In ons kwaliteitshandboek staan alle processen beschreven, zowel voor elk bedrijf als voor de ondersteunende processen, zoals IT, HR en finance. Verder wordt de kwaliteit verzekerd door een ondersteunende applicatie waarin alle relevante documenten, registraties, rapportages en maatregelen zijn opgenomen. Ons doel is om elke dag weer een stapje beter te presteren.

Inkoop